Sokat tanultunk a távmunkára való áttérésben, amikor társadalmilag elhatárolódtunk kollégáink egészsége érdekében, és most itt az ideje, hogy ezeket a felismeréseket alkalmazzuk a következő lépésben a normális állapotba lépéshez - az irodába való visszatéréshez.

Mielőtt elmélyülnénk az irodába történő zökkenőmentes átmenet taktikai aspektusaiban, először beszéljünk néhány változáskezelési alapelvről.

 

Mi az a változásmenedzsment?

A változásmenedzsment pontosan az, aminek hangzik - a vállalat számára készségeket, erőforrásokat és tippeket nyújt, amelyek segítenek eligazodni a változások idején.

Hogy néz ki ez a támogatás? A meglévő változáskezelési keretrendszerből merítettünk négy olyan taktikát, amelyet használni kell az irodába való visszatérés (RTO) tervében az alkalmazottak moráljának és motivációjának magas szinten tartása érdekében:

• Gyűjtse össze az alkalmazottai jelzéseit.
• Alakítson irányító egységet.
• Maradjon áttekinthető.
• Rövidtávú győzelmek generálása és ünneplése.

Gyerünk, merüljünk bele mindegyikbe.

 

Változáskezelési elvek felhasználása az RTO előkészítéséhez

Gyűjtse össze az alkalmazottai jelzéseit

Az RTO esetében a meghozott döntések hatalmas hatással vannak az alkalmazottak életére - ez azt jelentheti, hogy kiszervezni kell a gyermekgondozást, vagy hosszú ingázást kell elviselniük - ezért különösen fontos, hogy az RTO-ra tervezve összegyűjtse véleményüket és preferenciáikat.

Még akkor is, ha rendszeresen kommunikál a csapatával és tudja mit mondanak a feltételezésekről. 😉

Ezért az alkalmazottak felmérésének kell lennie az első lépésnek az RTO folyamatban. Ha már rendszeresen küld munkavállalói elköteleződéssel kapcsolatos felméréseket, akkor elég egyszerűnek kell lennie ahhoz, hogy kiegészítsen néhány az RTO-val kapcsolatos kérdést.

 

A csapatunk egy RTO-specifikus felmérést küldött ki, amely olyan kérdéseket tartalmazott mint:

• Mit vársz a legjobban, ha visszamész az irodába?
• Mi a legnagyobb aggodalma az irodába való visszatérés miatt?
• Mi tetszett a legjobban, ha otthon dolgoztál?
• Melyek voltak a legnagyobb kihívások az otthoni munkavégzés során?
• Hogyan nézne ki az ideális munkarend?

Természetesen ennek a felmérésnek nem az a célja, hogy személyre szabott RTO-tervet készítsen minden alkalmazott számára. Iparágtól függően korlátozott lehet az Ön ajánlata. Ez akár csapatonként is változhat - talán a pénzügyi csapata szeretné, ha hetente otthon néhány nap összeszedné a számokat, míg a marketing csapatának feltétlenül szüksége van az irodában minden csapattagra, hogy maximalizálja az együttműködési lehetőségeket.

Az Ön munkatársainak felmérése azt kívánja megtudni, hogy az Ön vállalata hogyan tudja az RTO-t zökkenőmentesebbé tenni. Ha alkalmazottai továbbra is óvakodnak a zsúfolt beltéri helyiségekben való munkavégzéstől, akkor távolságtartó munkahelyeket is felállíthatnak. Ha jól állnak egy hibrid működő modellel (kombinálva a személyes és a távoli csapatokkal), de aggódnak az irodai együttműködési eszközök hiánya miatt, akkor érdemes megvizsgálni, hogy jó minőségű videokonferenciákat telepítsenek minden tárgyalóba.

 

Alakítson irányító egységet

Nem kell egyedül mennie (főleg neked, HR-team-of-one!).

A munkavállalói elkötelezettség és motiváció magas szinten tartásának egyik legjobb módja az, ha bevonja őket a folyamatba. Valószínűleg lesz néhány alkalmazottja, aki nagyszerűséggel visszamegy az irodába, és rájuk támaszkodva izgalmas, szórakoztató légkör kialakításához remek lehetőség a nagyobb csapat bevonására.

 

Vegyük inspirációnak ezt a történetet az IBM egységéről:

Például egy ilyen csoport alakult ki az IBM-nél, amikor az alkalmazottak az év elején átmentek otthonról dolgozni. Vállalták, hogy olyan elveket állapítanak meg, amelyek megkönnyítik maguknak és kollégáiknak a munkát és az életet, együttműködve az üzleti és HR vezetőkkel, hogy erőfeszítéseiket a vállalat egészére kiterjedő vállalássá alakítsák. [...] Ez a helyi erőfeszítés valószínűleg többet tett a vállalat termelékeny távmunkára való átmenetének felgyorsításában, és gyorsabb ütemtervben, mint bármely vállalati vezetésű kezdeményezés megvalósíthatta volna.
–Sarah Jensen Clayton, a változások menedzselésének agilis megközelítése

Ez az az idő, amikor támaszkodhat kultúravezetőire, hogy segítsen ötletelni, hogy az alkalmazottak elkötelezettek és motiváltak maradjanak az RTO folyamata során. Erőforrásként segítenek megfogalmazni a munkaszerződéseket, ötletelni a mulatságos eseményeket, és elősegítik az áttérést munkatársaik számára.

 

Maradjon áttekinthető

Elengedhetetlen, hogy nyitott és kommunikáló legyél az RTO-irányelvekkel és eljárásokkal kapcsolatban. Még akkor is, ha kollégáinak többsége izgatottan találkozik egymással és együtt dolgozik, az új rutinhoz való alkalmazkodásnak szellemi és fizikai hatása van.

Kulcsfontosságú, hogy tisztában legyünk az RTO elvárásaival.

Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden alkalommal meg kell kapnia a válaszokat! A magasan elkötelezett munkavállalók 3,2-szer nagyobb eséllyel vannak olyan csapatban, amely ösztönzi a munkahelyi szorongás és a stressz nyílt megbeszélését, mint az aktívan leválasztott alkalmazottak.

 

Legyen proaktív, reaktív helyett. Például legyen tudatában annak, hogy munkatársainak csökkenhet a termelékenység, amikor alkalmazkodnak új ütemezésükhöz, és közlik, hogy Ön ott van, hogy segítsen az erőforrásokban és a támogatásban.

Ráadásul az áttekinthetőség nagyszerű eleme, hogy visszajelzést kér. Támogasson egy pszichológiailag biztonságos munkahelyet azáltal, hogy közli szándékát, hogy megismételje és kísérletezzen az RTO folyamatával, és tágabb értelemben elmondja, hogy szervezete hogyan közelíti meg a munka jövőjét és a munka ütemezését.

 

Rövid távú győzelmek generálása és ünneplése

Az akadályok elhárítása az RTO-terv kulcsfontosságú része lesz. Attól függően, hogy milyen állapotban hagytad irodádat, amikor eredetileg távoli munkára álltunk át, ez súlyos váltás lehet. 😅

A proaktív visszajelzések gyűjtésében az aggodalmak meghallgatásában és az RTO-terv tömeges beszerzésében az a nagyszerű, hogy Önnek (és a csapatának!) valószínűleg sok akadályt kell leküzdenie - ez csak azt jelenti, hogy megünnepelhetjük ezeket a győzelmeket, miután bejelöltük az ellenőrzőlistáját.

Ismerje el az alkalmazottak munkáját, amelyet az RTO-ra való felkészülés érdekében végeznek. 

A felmérésekre adott válaszoktól kezdve a visszajelzésen át az oltásig (!) Ezeknek a kis győzelmeknek az ünneplése lendületet és izgalmat biztosít az RTO számára. Ráadásul az elismerés láthatóvá tétele nagyszerű módja annak, hogy szervezete tudatában legyen a nehéz munkának - legyen szó akár RTO-ról, akár azon túl.

 

Az irodába való visszatérés sok alkalmazott számára izgalmas és megerőltető lesz - hangosan szólva a rugalmasságukról, a nyitott gondolkodásmódjukról és az együttműködésükről, miközben a csapat alkalmazkodik ahhoz, hogy újra az irodában lehessen. Ráadásul ez egy másik nagyszerű gyakorlat, amely ösztönzi a munkavállalók elkötelezettségét, átláthatóságát és pszichológiai biztonságát. 😄

A magasan elkötelezett alkalmazottak 86% -át ismerték el utoljára, amikor túlmutattak a munkahelyen, szemben az aktívan független alkalmazottak 31% -ával.
 

Kulcsfontosságú tanácsok

Az irodába való visszatérés stresszes, izgalmas és példátlan lesz. 😳

Nem mindennap kerül ki a világ egy globális járványból!

Gyűjtsön jeleket alkalmazottaitól. Míg egyes szervezetek rugalmasabban tudják kezelni a munkarendjüket, mint mások, a visszajelzések aktív kikérése segít azonosítani és enyhíteni azokat az aggályokat, amelyek az Ön ellenőrzése alatt állnak.

 

Írta: Connie Du